ITALIA – Che cosa sono le Call Conference e come funzionano? Ma soprattutto, rappresentano un metodo efficace per restare sempre connessi o sono una scusa per dimostrarsi costantemente online? Cerchiamo di capirlo.

Con il termine Call Conference si intende una chiamata in cui partecipano più persone contemporaneamente. Skype è sicuramente la piattaforma più conosciuta attraverso cui fare chiamate di gruppo, ma ultimamente sono molte le piattaforme che stanno salendo alla ribalta. Qualche nome? GoToMeeting, Hangouts, Google Meet e Zoom.

Spesso alla conference call viene preferita la videoconferenza che permette, oltre ad ascoltare, anche di vedere il proprio interlocutore. Le riunioni possono essere salvate localmente o nel cloud, insieme a trascrizioni con testo ricercabile con cui il lavoratore può cercare o tracciare quanto detto in call.

Inoltre, la collaborazione è integrata con la possibilità per i partecipanti di condividere i loro schermi e lavorare insieme per fornire i propri appunti. Esiste poi una funzione di chat “di squadra” che consente  la condivisione di file, offre una cronologia ricercabile e un archivio dati fino a dieci anni! Infine, tra le varie skills, le riunioni possono anche essere trasformate in chiamate individuali.

CALL CONFERENCE: COME FACILITARE LE NOSTRE RIUNIONI ONLINE

Di seguito alcune regole per gestire al meglio i meeting online che faciliteranno il tuo lavoro.

1) Creare un programma chiaro del meeting

Prepara un ordine del giorno e scrivi un programma del meeting. In questo modo riuscirai a regolare sia i tempi sia i flussi delle conversazioni tra i partecipanti. È fondamentale attenersi a un filo discorsivo che non ti faccia divagare dal tema principale della discussione. Inoltre, preparati tutti i file o i documenti che dovrai condividere in una cartella ben in vista sul desktop.

2) Fissa un ora e un giorno

Stabilisci ora e giorno del meeting. Assicurati che tutti siano disponibili, altrimenti fai del tuo meglio per trovare una data che possa soddisfare tutti i partecipanti, dando a tutti un minimo preavviso, a meno che non riguardi una questione urgente.

3) Rendi partecipi gli invitati su cosa vuoi comunicare

Condividi il programma coi partecipanti al meeting. In questo modo tutti potranno farsi un’idea dell’argomento e potranno prepararsi in anticipo sulle cose da dire.

4) Un controllo pre-riunione

Fai un check di tutti i dispositivi prima di iniziare. Che tu sia un partecipante, un relatore o il conduttore non importa: assicurati che tutti i dispositivi funzionino, così come la connessione internet. La puntualità come in tutti gli appuntamenti importanti è imprescindibile.

5) Gioca d’anticipo

Connettiti in anticipo, soprattutto se sarai tu ad avviare il meeting o a condurlo.

6) Registra tutto

Registra la conversazione o la videochiamata così che tu possa condividerla sia coi partecipanti (come promemoria) sia agli assenti, per recuperare.

Come vedi, esclusi gli aspetti tecnici legati alla tecnologia per organizzare una conference call, rimane pur sempre un meeting o una riunione che dev’essere gestita come tale.

TROPPE CALL QUOTIDIANE SONO CONTROPRODUCENTI

Al di là degli aspetti tecnici ormai sembra quasi una moda essere costantemente in call e a prescindere i finti “lavoratori” che nelle nostre spiagge quest’estate sfoggiavano computerino e birra nei social, è davvero una percentuale molto bassa che fa dell’uso delle call uno strumento efficace e produttivo.

La frase più cool del momento nelle Aziende medio grandi, ma anche nella vita comune, sembra essere davvero “Ora non posso sono in call” e molto spesso queste vengono gestite quasi in maniera compulsiva, ne vengono pianificate nell’arco della giornata anche una media di 10 in estremi casi. Con le regole espresse di sopra a meno che la giornata non duri 48 ore dubito dell’efficacia e di quanto possono risultare produttive a meno che non si tratti di robot che partecipano e non di persone.

I SIGNORI DELLE CALL

Esiste inoltre un Mondo di “lavoratori” che non aderiscono a queste call perché possono ritenersi esonerati (grazie al fatto che lavorano attraverso flussi più operativi e più prettamente pratici ) e sono proprio questi che avrebbero bisogno magari di risposte dai Signori delle Call che non rispondono perché sono in call. Un circuito questo che tutto mi sembra tranne che produttivo!

Anche queste nuove modalità , rispetto ai social e vari gruppi Whatsapp che invadono i nostri telefonini, devono essere usate sempre con una buona dose di umanità e di intelligenza, altrimenti faremo la fine davvero dei robot e degli omini che si fanno vedere nei meeting, facce e sagome al posto delle persone; e le nostre capacità e competenze spiegate in un chattone comune dove non si riconosce l’identità di nessuno.

Già ci hanno privato delle strette di mano, delle pacche sulle spalle di approvazione, se ci facciamo depauperare anche dalla nostra individualità e dal fatto che forse nella stessa azienda in compresenza ci possiamo anche parlare vis a vis, allora il nostro lavoro sta diventando davvero triste

Hai mai partecipato ad una call?

Raccontacelo nei commenti di sotto

Testo di Sara Carletti

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Autore MyWhere

Collaboro ancora da poco con la Redazione di MyWhere e non vedo l’ora di raccontare tutto quello che vedo e che mi emoziona. Collaboro anche con altre testate perché sono uno spirito libero. Chi sono, come mi chiamo e da dove vengo non ha importanza, voglio solo che le mie parole qui vi coinvolgano a vedere un film di cui parlo o mangiare un cibo che ho assaggiato per voi, così come acquistare un libro che vi consiglio o ripercorrere il viaggio del mio tour descritto qui. Seguiteci, vi promettiamo che non vi stancheremo!

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